Studim: Zyrat e përbashkëta, a po na bëjnë më pak socialë dhe produktivë?

“Nëse të gjithë ne, punojmë njëri pas tjetrit në një zyrë me “plan të hapur” apo “hot desk” (vend i vetmuar), duke lëvizur nga vendi në vend, rritet bashkpunimi!”

Nëse ju nuk e keni hapësirën tuaj të punës, ndoshta është më mirë të punoni për kompaninë nga shtëpia.

Kërkimet tona zbuluan se në hapësirat e përbashkëta të punës rritet hutimi, nuk bashkëpunohet, rritet mosbesimi dhe shtohen marrëdhëniet negative. Më e habitshmja është se përkeqësohen miqësitë mes kolegëve dhe perceptimet për mbështetje të drejtuesve. Nga studimet e mëparshme rezulton se hapësirat e përbashkëta të punës përmirësojnë mbështetjen sociale, komunikimin dhe bashkëpunimin, por rezultatet tona, nisur nga anketimi i koheve të fundit, treguan se miqësitë mes kolegëve nuk janë aq të mira në marrëveshjet “hot-desking” dhe në planet e zyrave “të hapura”, në krahasim me ata që kanë zyrat e tyre ose të cilët ndajnë zyra me vetëm një ose dy të tjerë. Ka mundësi, që këto zyra të përbashkëta të nxisin mbylljen në vetvete, duke krijuar një ambient më pak miqësor në një ekip pune.

Si pjesë e hulumtimit tonë, ne anketuam 1.000 punëtorë Australianë. Ne i pyetëm nëse ata ndanin hapësirën e tyre të zyrës me të tjerë, çfarë lloj miqësie kishin me kolegët e punës, çfarë përkrahje kishin nga drejtuesit dhe nëse kishin marrëdhënie negative (të tilla si mungesa e bashkëpunimit apo mosbesimit).

Ne zbuluam se mjediset e përbashkëta nuk përmirësonin miqësinë mes kolegëve të punës.

Qoftë punonjësit që monitorohen rreptësisht, ashtu dhe ata që gëzojnë mbikëqyrje formale, raportojnë cilësi të keqe të monitorimit të punës, kur punojnë në mjedise të përbashkëta. Nga ana tjetër, punonjësit që kanë zyra të vëcanta raportojnë për cilësi të lartë në monitorimin e personalizuar te punës. Ky fakt mund të shpjegojë cilësinë e raporteve miqësore në hapsirat e përbashkëta të punës.

Sipas anketës sonë,në hapsira të përbashkëta pune, të punësuarit janë më të ndrojtur, më dyshues dhe më të rezervuar dhe marrëdhëniet me drejtuesit dhe kolegët e tyre janë përkeqësuar.

Një tjetër anketim mbështet idenë se përfitimet që lidhen me hapësirat e përbashkëta nuk janë të barabarta për të gjithë punonjësit. Në fakt u vu re se në një zyre të përbashkët bashkëpunimi bëhet më pak i këndshëm dhe rrjedha e informacionit nuk do të ndryshojë. Ky nuk është lajm i gëzueshëm për punonjësit, në një kohë kur hapësira e përbashkët dhe “hot-desking” është në rritje, së bashku me përdorimin e teknologjisë celulare si laptopë, smartphone dhe tableta. Kjo, së bashku me koston e lartë të hapësirës së zyrës, ka sjellë një dëshirë për të përdorur hapësirën e zyrës më me fleksibilitet.

/Artikulli u publikua më parë në faqen 35 të numrit 12 të revistës Business Magazine Albania.  Ju mund të Shfletoni Këtu nr. 12 të saj.

Pra, nëse kjo tendencë drejt hapësirës së përbashkët nuk ka të ngjarë të kthehet, si mund të mbijetojnë punonjësit?

Mbijetesa në një hapësirë zyre të përbashkët

Në rastet më të mira, punëtorët qe studiuam, kishin mardhënie positive kur kishin zyrën e tyre, kur e ndanin me vetëm një ose dy të tjerë ose duke punuar nga shtëpia. Por jo të gjithë janë kaq fatlumë!

Një mënyrë për të luftuar shpërqëndrimin vizual nga kolegët e afërt mund të jetë përdorimi i tablove, rafteve të librave ose “muret e gjelbër” të bimëve. Zhurma nga zyra mund të shuhet me kufje. Megjithatë, këto korrigjime varen nga fakti nëse ato janë të përshtatshme për punën tuaj, vendin e punës ose për kolegët tuaj.

Hulumtuesit Pitt dhe Bennett përshkruajnë një zyrë të madhe të ridizenjuar për të përfshirë jo vetëm “hot-desking”, por edhe “zonat gol” (tavolina të lira për të lejuar qasje të shpejtë në informacion), “zyrat bookable” (dhoma që mund të rezervohen paraprakisht), “bashkëpunimi i hapësirave të punës “(për punën në grup, ndoshta me mundësi për telekonferencë), dhe në fund “break out workspaces” (kolltukë relaksues dhe tavolina të ulta për punë spontane, punë bashkëpunuese jozyrtare).

Ne nuk jemi duke u sugjeruar punëtorëve të japin privatësi të pakufizuar, disa ndërveprime spontane janë të nevojshme për shumë lloje aktivitetesh të punës që të kenë sukses. Shumë shpërqëndrim do të peshojë më shumë se çdo përfitim i mundshëm bashkëpunimi. Gjithashtu përfitimet nuk do të jenë të dukshme.

Brandt William Hoffman u diplomua për Shkenca Politike dhe zotëron liçencë nga shteti i Utah për të praktikuar në fushën e pasurive të paluajtshme. Ai u lind dhe u rrit në Utah të SHBA-ve deri në momentin kur bashkë me Ervisën, gruan e tij vendosën të provonin shansin e tyre të sipërmarrjes në Shqipëri.

Bashkë – themeluesi dhe CEO i G&H Partners, Brandt William Hoffman ka këtë mendim për artikujt rreth zyrave me plan të hapur. Ai shkruan:

“Për ta përmbledhur, këta artikuj/letra kërkimore janë serioze dhe e përforcojnë mendimin se Open Office është koncepti më i keq me të cilin mund të fillosh aktivitetin. Si alternativë, një hapësirë e mirëdizenjuar fillon me një plan. E vetmja herë kur një zyrë e hapur punon, është kur ti e plotëson hapsirën rrethuese me pajisje mjaftueshëm si për shembull një hapësirë private, dhomën e takimeve, hapësirat e kafes, etj. Një zyrë e hapur mund të jetë shumë efektive për organizimin e duhur. Ajo mund të nxisë kreativitetin, produktivitetin, dhe mbi të gjitha eksperincat “e rastësishme” për të cilat Steve Jobs shpesh ka treguar për Apple.

Mund të funksionojë, por kërkon planifikim. Marrim shembullin e një zyre taksash – në të shumtën e kohës kjo punë kërkon hapësira private “për të ulur kokën” për t’u fokusuar në nismën e rradhës. Për më të tepër, siç mund të shihet në shembujt e Knoll, rreth 32% e forcës punëtore është një grup me 5-8 njerëz. Me pak fjalë, një ambient i hapur në një zyrë taksash që shfrytëzon një grup me 5-8 njerëz mund të ishte më efektiv nëse ky grup do të punonte në një projekt të ngjashëm.

Shembulli i mësipërm hedh dritë mbi rëndësinë e të kuptuarit të strukturës së departamentit, apo të skemës organizative. Një plan i hapur, me grupin e duhur të individëve, që përgjithësisht punojnë mirë së bashku, ka ndikuar mirë në realizimin, ruajtjen dhe mbi të gjitha në kënaqësinë e punës.

Ndërsa, në një shembull tjetër, mendo për një firmë marketingu të një brendi me një zyrë me rreth 20 njerëz, që mbështeten te njëri tjetri dhe kryejnë punën e tyre. Kjo ka shumë kuptim për të ndërtuar një zyrë të hapur, që lejon proçesin kreativ dhe idetë e përbashkëta të vibrojnë me të gjithë skuadrën.

Diçka për t’u mbajtur mend është se standardi Europian është zyra e hapur, në fakt shumë nga këto koncepte në planet e hapura mjedisore rrjedhin nga bizneset Europiane për shkak të hapësirës së kufizuar në shumë ambiente të metropolit. Për më tepër, njerëzit në Europë janë më të hapur me kolegët sesa ata në Shtetet e Bashkuara. Kjo vërteton se modelet e punës dhe hapësirat e punës kanë evoluar më së miri në këtë 60 vjeçar. Ne po shohim një ndryshim të brendshëm të hapësirave të punës, që historikisht ka qënë në një formë apo në një formë tjetër.

Si gjithmonë, ne mundohemi t’i shohim projektet nga ana historike, si shembull gjithëpërfshirës.

Kompanitë duhet ta analizojnë më mirë organizimin e punës e tyre dhe më pas të këshillohen me arkitekt/dizajner në mënyrën se si të krijojnë një ambient multifunksional dhe produktiv për njerëzit e tyre”.

Me këtë ai e përfundon mendimin e tij.

Burimi:businnesmag.al