Si të shkruajmë një e-mail?

E-maili është dhe ka të ngjarë të mbetet, forma dominuese e komunikimit në botën e biznesit, mbi 100 miliardë email-e të lidhura me biznesin dërgohen dhe merren çdo ditë. Pra, nëse ju jeni në një pozicion ku jeni duke u përpjekur për të marrë vëmendjen e dikujt me email, nëse jeni duke shpresuar për të siguruar një klient të ri, bëni një lidhje të re profesionale të rrjetit tuaj, ose të merrni një pozicion pune -ju jeni në rrugën e duhur.

Këtu janë disa këshilla për të tërhequr vëmendjen e njerëzve më të zënë përmes email-it dhe për të marrë një përgjigje:

Subjekti është shumë i rëndësishëm
Siç është raportuar kohët e fundit në një artikull nga Fast Company, studimi i ri tregon se ajo që ju shkruani në rreshtin e subjektit të një email-i mund të ketë një ndikim të madh nëse ajo që merret lexohet ose jo. Përpiquni të shmangni pyetjet, ose të përdorni nje “pyetje të shpejtë” në subjekt. Nëse ju e bëni, shanset e email-it tuaj per t’u lexuar bien nga 51.9% në 41.6%. Përveç kësaj, këto email-e gjenerojnë një përgjigje vetëm 18.4% të kohës, krahasuar me mesataren prej 29.8%. Në vend të kësaj, provoni të përdorni një numër në rreshtin e subjektit. Këto email-e marrin një përgjigje 32% të kohës.

Bjerini shkurt dhe qartë
Pasi ju jeni në derë, do të thotë që dikush e ka lexuar subjektin dhe ka vendosur për të hapur email-in tuaj, pengesa tjetër që ju duhet të kaloni është në të vërtetë t’i bëni ata të lexojnë mesazhin tuaj. Pra, bjerini shkurt dhe qartë. Nëse email–i është shumë i gjatë, i komplikuar, ose në ndonjë mënyrë do të kërkojë shumë kohë për t’u lexuar, marrësi mund të vendosë për t’a ruajtur atë për më vonë ose edhe t’a fshijë atë plotësisht. Jini të qartë dhe konçiz për rezultate më të mira.

Bëjini ata që t’iu kthejnë një përgjigje të shpejtë dhe të thjeshtë
Në mënyrë që email-i juaj të gjenerojë një përgjigje, provoni t’a bëni më të lehtë për ta për t’u përgjigjur. Jepuni atyre disa opsione se si të peshojnë një çështje sesa vetëm t’iu kërkoni se çfarë ata mendojnë. Ose, kur është e përshtatshme, provoni duke ofruar një zgjidhje të mundshme dhe pastaj thjesht kërkojini për konfirmim për të vazhduar. Duke ndihmuar lexuesit tuaj t’iu përgjigjen shpejt, dhe për të kontrolluar edhe këtë në listën e tyre të gjërave për tu bërë, ka të bëjë me bastin më të mirë që ju të keni një përgjigje për të marrë.

Mos dërgo email-e vazhdimisht
Gjithkush ka një reputacion kur është fjala për email-in, edhe nëse ata janë të vetëdijshëm për të ose jo. Mendoni për këtë mik, i cili ende dërgon shumë email-e të paraqitura si spam, ose ai që është gjithmonë duke dërguar mesazhe në të gjithë listën e kontakteve të tij duke u përpjekur të zhvendosi të gjithë në drejtim të pozitës së tij.

E pra, ju gjithashtu keni një reputacion të dërgimit të email-eve. Nëse marrësit fillojnë të mësojnë se ju shpesh dërgoni email-e me gjëra jointeresante dhe/ose të parëndësishme, ata me shumë gjasa do të fshijnë çdo gjë që vjen nga ju. Në vend të kësaj, jini të sjellshëm dhe të kujdesshëm me kohën e njerëzve, kur iu dërgoni email atyre. Mundohuni të mos mbingarkoni marrësin me mesazhe dhe ata do të jenë të frymëzuar për t’iu kthyer përgjigje në rastet e rralla që iu dërgoni email-e. Ata do të besojnë se është e rëndësishme dhe se nuk do t’iu marrë shumë kohë-një kombinim që do iu bëjë fitues.

/businessmag.al