8 këshilla për të qëndruar produktiv edhe kur nuk jeni në zyrë

Për shumë prej nesh, “Puna e zyrës” nuk na zë në zyrë shumë shpesh. Shitja, sipërmarrja dhe pozicione të tjera të panumërta iu bëjnë të endeni nga njëri vend në tjetrin, duke ndaluar në zyrë vetëm në qoftë se keni një mbledhje ose në rastet e rralla kur nuk keni diçka të planifikuar. Por si mund të qëndroni produktivë edhe kur jeni jashtë zyre?

Shumica e produktivitetit tuaj do jetë aktiv në qoftë se e përdorni kohën tuaj në mënyrë efikase ose duke përdorur pajisje mobile si zyrën tuaj të vogël, të lëvizshme. Nëse e gjeni veten më shumë jashtë zyrës se brenda saj përdorni këto 8 këshilla se  si të qëndroni produktivë:

1. Programoni ditën tuaj

Shumica e zyrave drejtohën nëpër linja të shumta komunikimi në të njëjtën kohë. Por ndërsa ju jeni jashtë zyre, do të merrni shumë e-mail, mesazhe dhe thirrje telefonike që nuk mund t’i hapni të gjitha përnjëherë. Për këtë arsye programojeni ditën tuaj që të përqëndroheni në këto alternativa komunikimi. Ekipi juaj do iu falenderojë dhe nuk do shqetësoheni për ndërprerjen e ndonjë takimi që po mbani.

2. Mbani çdo gjë në pajisjet tuaja mobile

Pajisja juaj celulare do të jetë me ju në çdo kohë, kështu që përpiquni ta përdorni atë si mjetin tuaj qëndror për çdo gjë. Shkarkoni aplikacione që ju nevojiten për të qenë të organizuar dhe të lidhur me zyrën. Me të gjitha aplikacionet e nevojshme, pavarësisht pajisjes apo vendit ju mund të komunikoni më shpejt dhe të jeni më efiçent.

3. Printoni nga telefoni juaj

Me një sistem si HP PageWide, ju mund të përdorni pajisjen tuaj mobile për të printuar nga distanca, duke dërguar faqet tuaja në printerin e zyrës, pa patur rëndësi se ku jeni. Ndërsa jeni duke pritur që takimi juaj të fillojë, ju në të njëjtin moment mund të finalizoni propozimin e shitjes për takimin tuaj të ardhshëm vetëm duke printuar nga distanca kontratën. Nga ana tjetër, me aplikacionin HP All-in-One Printer Remote ju mund të shpërndani dokumente dhe imazhe përmes postës elektronike, mesazheve dhe platformave cloud direkt nga telefoni juaj.

4. Përdorni një aplikacion që “speech-to-text”

Midis email-eve, mesazheve të çastit dhe dhjetra funksioneve të tjera të përditshme, ju duhet të shkruani vazhdimisht, madje edhe kur ju jeni në lëvizje me vetëm pajisjen tuaj mobile. Duke përdorur një aplikacion “speech-to-text” si Dragon mund t’iu ndihmojë të shkruani mesazhe deri në pesë herë më shpejt dhe mund ta përdorni edhe kur jeni në timon, ose kur jeni duke i përdorur duart tuaja për detyra të tjera. Shumica e smartphone-ave dhe pajisjeve të konsumit vijnë standard me një formë të speech-to-text, por shikoni për aplikacione që iu përshtaten nevojave tuaja.

5. Llogarisni kohën e takimeve tuaja

Kur shkoni në zyrë për një takim apo mbledhje, gjëja e fundit që doni është që të jeni të mbërthyer për një orë apo më shumë duke folur për diçka që nuk është e rëndësishme për ju. Llogarisni kohën e takimeve tuaja në zyrë duke i mbajtuar ato të shkurtra dhe zgjidhini me kujdes pjesmarrësit e takimit duke njoftuar më parë për axhendën e mbledhjes dhe duke i mbajtur të gjithë të përfshirë.

6. Mbajeni tavolinën tuaj të organizuar

Nuk ka asnjë mënyrë të drejtë ose të gabuar për ta pasur tavolinën tuaj të organizuar, por ju duhet të bëni një përpjekje për ta mbajtur atë sa më të organizuar të jetë e mundur. Për shembull, ju mund t’i mbani të etiketuara në mënyrë të qartë të gjitha kutitë që keni në zyrë për çdo dokument që qarkulloni. Këto hapa të thjeshtë do iu ndihmojnë t’i gjeni më shpejt dokumentat që doni kur kaloni për punë nga zyra.

7. Kini prioritet detyrat që keni në zyrë

Kur e dini që nuk do të jeni shumë në zyrë, përqëndrohuni që kur të jeni atje t’i mbaroni detyrat që keni. Me fjalë të tjera, përdoreni kohën tuaj në zyrë për të bërë gjëra që vetëm në zyrë mund t’i bëni. Vetëm atëherë duhet të kaloni në detyra që mund t’i bëni praktikisht kudo.

8. Përdoreni kohën tuaj të pritjes në mënyrë të përshtatshme

Kur jeni jashtë zyre, ju në përgjithësi do përballeni me pritjen kur qëndorni në radhë për një kafe apo duke pritur një takim. Pa marrë parasysh sesa kohë do iu duhet të prisni, përpiquni t’i përdorni në mënyrën më të përshtatshme këto momente. Edhe në qoftë se ndërsa po prisni, ju vetëm lexoni dhe iu përgjigjeni email-eve, prapë keni bërë një progres në ngarkesën tuaj të punës.

Me këto tetë strategji, ju do të jeni në gjendje të realizoni më shumë punë ndërsa jeni në lëvizje dhe udhëtimi juaj për në zyrë do të jetë më i organizuar dhe në fund të ditës do realizoni më shumë detyra. Gjithashtu do të ndiheni më pak të stresuar falë lehtësisë që këto taktika ofrojnë. Provojini ato dhe shihni se cila funksionon më mirë për ju dhe orarin tuaj.

Nurimi:businessmag.al